Nebenkosten-abrechnung Frist verpasst: Droht jetzt der Totalverlust?
Sie haben die 12-Monats-Frist für die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres verpasst? Der 31. Dezember ist verstrichen?
Die Panik ist oft groß: Bleiben Sie als privater Vermieter jetzt auf Tausenden von Euros für Heizung, Wasser und Grundsteuer sitzen?
Ich kann Sie in einem Punkt beruhigen: Atmen Sie tief durch. Die Situation ist ernst und muss sofort angegangen werden, aber sie bedeutet nicht zwangsläufig den finanziellen Totalverlust.
Hier ist Ihr klarer Fahrplan.
1. Die harte Wahrheit: Die 12-Monats-Frist (§ 556 BGB)
Klartext: Das Gesetz ist hier eindeutig. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), § 556 Absatz 3, ist die Frist geregelt:
"Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen."
Der entscheidende Nachsatz lautet:
"Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen..."
Das ist die harte und unerbittliche "Ausschlussfrist". War Ihr Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2023 (01.01. - 31.12.2023), endete Ihre Frist zur Zustellung der Abrechnung am 31.12.2024.
Versäumen Sie diese Frist, ist Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung vom Mieter erloschen. Selbst wenn die Abrechnung korrekt ist – das Geld ist für Sie verloren.
2. Der Rettungsanker: Wenn Sie die Frist "nicht zu vertreten" haben
Jetzt kommt der juristische Rettungsanker, der im selben Satz des Gesetzes steht:
"...es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten."
Wenn Sie also nachweisen können, dass die Verspätung nicht Ihre Schuld war, bleibt Ihr Anspruch auf die Nachforderung bestehen.
Aber was bedeutet das in der Praxis?
Folgendes sind KEINE gültigen Gründe:
"Ich hatte zu viel Stress im Hauptjob."
"Ich war im Dezember im Urlaub."
"Ich habe es einfach vergessen."
All das ist Ihr persönliches Organisationsverschulden.
Das sind GÜLTIGE Gründe:
Die WEG-Abrechnung fehlt: Der häufigste und stärkste Grund. Sind Sie Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), sind Sie auf die Abrechnung des Verwalters angewiesen. Kommt diese erst im Januar 2025 bei Ihnen an, konnten Sie unmöglich bis 31.12.2024 abrechnen. Somit haben Sie das Recht die Betriebskostenabrechnung nachzureichen.
Fehlende Bescheide Dritter: Ein wichtiger Beleg (z.B. Grundsteuerbescheid, Abrechnung der Stadtwerke) traf trotz nachweislicher Mahnung Ihrerseits zu spät ein.
Wichtig: Sobald Ihnen der fehlende Beleg vorliegt, müssen Sie handeln. Die Rechtsprechung gibt Ihnen dann eine kurze Frist (ca. drei Monate), um Ihre Abrechnung nun unverzüglich nachzureichen.
Insider-Tipp aus der Praxis: Proaktiv informieren
Wenn Sie im November merken, dass die WEG-Abrechnung noch fehlt: Warten Sie nicht stillschweigend! Informieren Sie Ihren Mieter proaktiv (z.B. per E-Mail), dass sich die Nebenkostenabrechnung aufgrund der fehlenden Belege des Verwalters verzögern wird. Das schafft Transparenz und dokumentiert den Grund der Verspätung. Aus meiner Praxiserfahrung weiß ich, dass externe Abrechnungen von WEG Verwaltungen und Messdienstleistern häufig zu spät zugestellt werden. Schreiben Sie auch hier proaktiv eine Mail und fragen Sie höflich wann Sie ungefähr mit die Abrechnung erwarten können
3. Die Einbahnstraße: Warum ein Guthaben trotzdem fällig wird
Wichtig: Die Ausschlussfrist ist eine Einbahnstraße.
Sie schützt nicht den Vermieter vor Guthaben-Ansprüchen des Mieters.
Stellt sich heraus, dass Ihr Mieter zu viel vorausgezahlt hat, hat er weiterhin den vollen Anspruch auf die Auszahlung seines Guthabens. Er kann Sie sogar auf die Erstellung der Abrechnung verklagen. Die Abrechnung "unter den Teppich zu kehren", ist also die schlechteste aller Lösungen.
Insider-Tipp: Die nachweisliche Zustellung
Was, wenn Sie die Abrechnung pünktlich am 30.12. in den Briefkasten werfen, der Mieter aber behauptet, sie nie bekommen zu haben? Im Streitfall sind Sie als Vermieter in der Beweispflicht für die rechtzeitige Zustellung. Ein einfacher Brief reicht als Beweis nicht aus. Nutzen Sie kurz vor Fristende immer ein Einwurf-Einschreiben oder die persönliche Übergabe mit einem Zeugen.
4. Ihr 4-Schritte-Notfallplan: Was jetzt zu tun ist
Verfallen Sie nicht in Schockstarre. Handeln Sie jetzt systematisch:
Analyse: Schuld oder nicht Schuld? Seien Sie brutal ehrlich: Haben Sie es "vergessen" (Ihr Pech) oder liegt ein externer Grund vor (Ihre Chance)?
Beweise sichern. Falls ein externer Grund vorliegt: Sichern Sie den Beweis! Scannen Sie die E-Mail des WEG-Verwalters oder heben Sie den Poststempel des späten Grundsteuerbescheids auf.
Abrechnung SOFORT erstellen. Egal was passiert, erstellen Sie die Abrechnung jetzt. Sie müssen wissen, ob es ein Guthaben oder eine (verlorene) Nachzahlung ist.
Klar und professionell kommunizieren.
Fall A (Guthaben): Senden Sie dem Mieter die Abrechnung mit einem kurzen Anschreiben und überweisen Sie das Guthaben sofort.
Fall B (Nachzahlung, selbst verschuldet): Senden Sie die Abrechnung trotzdem. Transparenz schafft Vertrauen. Weisen Sie die Nachforderung korrekt aus, aber fügen Sie den Satz hinzu: "Aufgrund der leider versäumten Abrechnungsfrist (§ 556 BGB) wird diese Nachforderung nicht mehr geltend gemacht."
Fall C (Nachzahlung, nicht verschuldet): Senden Sie die Abrechnung zusammen mit dem Beweis (z.B. "Anbei die Abrechnung, die leider erst jetzt erstellt werden konnte, da die finale WEG-Abrechnung (siehe Anlage) erst am TT.MM.JJJJ eintraf.") Fordern Sie die Nachzahlung höflich, aber bestimmt ein.
5. Fazit: Ein teurer Fehler, der nur einmal passiert
Eine verpasste Nebenkostenfrist ist eines der teuersten "Lehrgelder" für private Vermieter.
Egal, wie es dieses Mal ausgeht, machen Sie eines: Nehmen Sie Ihr Smartphone und stellen Sie sich jetzt einen Serientermin für nächstes Jahr ein.
Insider-Tipp: Setzen Sie den Termin nicht auf den 31. Dezember, sondern auf den 1. Oktober. Das ist Ihr neuer Stichtag. So haben Sie drei Monate Puffer für genau die Probleme (fehlende Belege, Krankheit, Poststreik), die Sie sonst aus der Bahn bringen könnten.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Er dient ausschließlich der Information und ersetzt nicht die individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.)
