Belegeinsicht des Mieters: Was muss ich zeigen – und was nicht? (Originale vs. Kopien)
Sie haben die Nebenkostenabrechnung erstellt, fristgerecht versendet und vielleicht sogar eine Nachzahlung gefordert. Kurz darauf kommt die Antwort des Mieters: "Bitte übersenden Sie mir Kopien aller Belege."
Jetzt sind viele Vermieter unsicher: Muss ich das tun? Kostet mich das nicht enorm viel Zeit und Geld? Und hat der Mieter überhaupt Anspruch auf Originale oder Kopien?
Die Rechtslage ist hier sehr klar, aber oft anders, als viele Mieter (und auch Vermieter) denken.
1. Das Grundrecht des Mieters: Die Belegeinsicht
Der Mieter hat ein uneingeschränktes Recht auf die Einsicht in die Originalbelege.
Dieses Recht (§ 259 BGB) ist die Grundlage für die "Nachvollziehbarkeit" der Abrechnung. Der Mieter muss die Möglichkeit haben, jede einzelne Position (Grundsteuerbescheid, Rechnung des Hausmeisters, Gasrechnung) zu prüfen. Das ergibt ja auch Sinn, ansonsten könnten Sie ja theoretisch alles in die Btreibskostenabrechnung schreiben.
Dieses Recht können Sie nicht verweigern. Tun Sie es doch, muss der Mieter eine eventuelle Nachzahlung so lange nicht leisten, bis Sie die Einsicht gewährt haben (er hat ein "Zurückbehaltungsrecht").
2. Der entscheidende Punkt: Originale oder Kopien?
Jetzt kommt der wichtigste Punkt, der Ihnen als Vermieter viel Arbeit erspart:
Der Mieter hat KEINEN grundsätzlichen Anspruch auf die Zusendung von Kopien.
Das Gesetz spricht von "Einsichtnahme". Der juristische "Ort der Leistung" für diese Einsichtnahme ist Ihr Wohnsitz oder Ihr Geschäftssitz (also die Adresse, die in Ihrem Impressum steht).
Das bedeutet: Sie müssen dem Mieter lediglich anbieten, dass er zu Ihnen kommen und die Original-Belege (in einem Ordner sortiert) bei Ihnen vor Ort einsehen kann. Sie müssen keinen einzigen Beleg kopieren oder per E-Mail versenden.
Insider-Tipp: Die professionelle Abwicklung
Reagieren Sie auf die Forderung nach Kopien professionell und bestimmt. Schreiben Sie dem Mieter:
"Sehr geehrter Herr/Frau [Mietername],
vielen Dank für Ihre Nachricht. Selbstverständlich können Sie alle Originalbelege zur Nebenkostenabrechnung [Jahr] einsehen. Ich biete Ihnen hierfür gerne folgende Termine in meinen Geschäftsräumen ([Ihre Impressums-Adresse]) an:
[Termin 1]
[Termin 2]
[Termin 3]
Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen zusagt. Ein Anspruch auf die Zusendung von Belegkopien besteht rechtlich nicht."
3. Die Ausnahme: Wann Sie doch Kopien schicken müssen
Es gibt (leider) eine wichtige Ausnahme von dieser Regel: Die Unzumutbarkeit.
Wenn es dem Mieter nicht zuzumuten ist, zu Ihnen zu kommen, muss der Vermieter ihm die Belegeinsicht auf anderem Wege gewähren – und das bedeutet in der Praxis das Versenden von Kopien.
Wann ist die Einsicht "unzumutbar"?
Der häufigste Fall: Weite Entfernung. Wenn der Mieter (z.B. nach dem Auszug) jetzt 100 km entfernt in einer anderen Stadt wohnt.
Seltene Fälle: Der Mieter ist nachweislich schwer krank, immobil oder gebrechlich.
Insider-Tipp: Die Kosten für Kopien
Wenn Sie (aufgrund der Unzumutbarkeit) Kopien versenden müssen, dürfen Sie dafür eine Aufwandsentschädigung verlangen. Als üblich gelten hier 0,25 € bis 0,30 € pro Kopie (für Papier und Toner) plus das reine Porto. Sie müssen das nicht umsonst tun.
4. Sonderfall: Die WEG-Abrechnung
Was ist mit der Abrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)? Muss ich dem Mieter die 30-seitige Gesamtabrechnung des Verwalters zeigen?
Hier ist die Rechtsprechung vermieterfreundlich: Nein.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass der Mieter nur ein Recht auf Einsicht in die Einzelbelege (die Rechnungen) hat, nicht aber in die interne Abrechnung der WEG.
Ihre Pflicht ist es, die Kosten in Ihrer eigenen Abrechnung sauber aufzuschlüsseln. Der Mieter muss sich mit dieser Aufschlüsselung zufrieden geben und kann nicht die Gesamtabrechnung des Verwalters verlangen.
Fazit
Seien Sie auf die Forderung nach Belegeinsicht vorbereitet. Haben Sie einen Ordner (physisch oder digital) mit allen Rechnungen des Jahres parat.
Forderung nach Kopien: Höflich ablehnen und stattdessen Termine zur Einsicht vor Ort anbieten.
Mieter wohnt weit weg: Kopien gegen Kostenerstattung (ca. 0,25 €/Seite) versenden.
So handeln Sie absolut rechtssicher und sparen sich stundenlanges, unbezahltes Scannen und Kopieren.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt.)
