Das Übergabeprotokoll: Warum es für Ihre Nebenkosten-abrechnung Gold wert ist
Viele Vermieter fokussieren sich beim Wohnungsübergabeprotokoll nur auf Mängel: Kratzer im Parkett, Löcher in der Wand. Sie übersehen dabei, dass das Protokoll die wichtigste Datengrundlage für eine saubere Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechseln ist.
Ein unvollständiges Übergabeprotokoll kann Sie Monate später hunderte Euro kosten, wenn Sie die Heiz- oder Wasserkosten nicht sauber trennen können.
Hier sind die Punkte, die in jedem Übergabeprotokoll zwingend enthalten sein müssen, um Ihre Abrechnung abzusichern.
1. Das Wichtigste: Die Zählerstände (Alle!)
Das ist der nicht verhandelbare Kern des Protokolls. Bei jedem Ein- und Auszug MÜSSEN Sie alle Zählerstände ablesen und schriftlich festhalten, die nur zu dieser Wohnung gehören.
Checkliste der Zählerstände:
Heizkostenverteiler: Notieren Sie die Werte aller Heizkostenverteiler an allen Heizkörpern (Wohnzimmer, Bad, Schlafzimmer...).
Warmwasserzähler: (Meist im Bad oder Küche).
Kaltwasserzähler: (Falls vorhanden, ebenfalls ablesen).
Stromzähler: (Gehört nicht zur Nebenkostenabrechnung, da der Mieter meist einen Direktvertrag hat, aber zur Vollständigkeit essenziell).
Nur mit diesen "Zwischenablesewerten" können Sie (oder Ihr Messdienstleister) die Kosten für Heizung und Wasser taggenau zwischen Vor- und Nachmieter aufteilen.
2. Warum das Protokoll vom Mieter unterschrieben werden muss
Das bloße Notieren der Stände reicht nicht. Der Knackpunkt ist die Unterschrift.
Mit seiner Unterschrift unter dem Protokoll bestätigt der Mieter die Richtigkeit der abgelesenen Zählerstände.
Szenario (Mit Unterschrift): Ihr Mieter widerspricht 6 Monate später der Heizkostenabrechnung. Sie können ihm eine Kopie des von ihm unterschriebenen Protokolls schicken. Fall erledigt.
Szenario (Ohne Unterschrift): Der Mieter behauptet, die Zählerstände seien "viel zu hoch" gewesen und Sie hätten falsch abgelesen. Sie haben keinen Beweis. Ihre gesamte Abrechnung wird angreifbar.
Insider-Tipp: Digitale Fotos als Ergänzung
Machen Sie bei jeder Übergabe zusätzlich Fotos von den Zählerständen (mit sichtbarer Zählernummer!). Das ist eine doppelte Absicherung. Sie können diese Fotos sogar direkt dem digitalen Protokoll anhängen.
3. Schlüsselübergabe = Stichtag
Das Protokoll dokumentiert das exakte Datum der Schlüsselübergabe (und damit des "Besitzübergangs"). Dieses Datum ist der Stichtag für Ihre Abrechnung.
Beispiel: Der Mietvertrag endet am 31.05. Die Übergabe (und Ablesung) findet aber erst am 03.06. statt.
Problem: Für welche Kosten muss der Mieter aufkommen? Für die 3 Tage "Leerstand"?
Lösung: Das Protokoll (mit Datum und Unterschrift) hält fest, wann der "Gefahrenübergang" stattfand und wann die Zählerstände tatsächlich erfasst wurden.
4. Was ist mit den Allgemeinzählern?
Das Protokoll erfasst nur die Zähler innerhalb der Wohnung. Es erfasst nicht den Hauptwasserzähler oder den Allgemeinstromzähler (für das Treppenhaus) im Keller.
Diese "großen" Zähler müssen Sie als Vermieter (oder Ihr Hausmeister) unabhängig davon am Ende des Abrechnungszeitraums (meist am 31.12.) ablesen, um die Gesamtkosten für das Haus zu ermitteln.
Insider Tipp:
Ich kann Ihnen aus meiner Praxiserfarung wirklich nur empfehlen: Steigen Sie auf digitale Protokoll-Apps um. Sie können die Zählerstände direkt mit dem Handy fotografieren, der Mieter unterschreibt auf dem Tablet (oder auch Smartphone), und das PDF wird sofort an alle (Mieter, Vermieter, Verwaltung) gemailt. Das verhindert jeden späteren Streit über die Lesbarkeit. Außerdem müssen Sie an weniger Dinge denken, wie eine Schreibunterlage oder einen Stift.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Anforderungen an ein Übergabeprotokoll können variieren. Es wird empfohlen, professionelle Vorlagen zu verwenden.)
