Guthaben oder Nachzahlung: Welche Zahlungsfristen gelten für Mieter und Vermieter?
Die Nebenkostenabrechnung ist erstellt, geprüft und zugestellt. Das Ergebnis (der "Saldo") steht fest: Entweder ergibt sich ein Guthaben für den Mieter oder eine Nachzahlung an Sie.
Doch wann muss das Geld fließen? Hier gelten unterschiedliche Fristen, die Sie als Vermieter kennen müssen, um professionell zu handeln und keinen Verzug zu riskieren.
1. Fall A: Die Nachzahlung (Der Mieter muss zahlen)
Wenn Ihre Abrechnung eine Nachzahlung ausweist, beginnt für den Mieter eine sogenannte "Prüffrist".
Die 30-Tage-Frist: Der Mieter muss die Nachzahlung nicht am selben Tag leisten. Die Gerichte gestehen ihm eine angemessene Frist zur Prüfung der Abrechnung zu. Als allgemein anerkannt gilt hier ein Zeitraum von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung.
Voraussetzung: Diese Zahlungsfrist beginnt nur zu laufen, wenn Ihre Abrechnung formell korrekt ist. Bei einer formell unwirksamen Abrechnung (z.B. der Umlageschlüssel fehlt) tritt die Fälligkeit der Zahlung gar nicht erst ein.
Was tun bei Widerspruch? Legt der Mieter Widerspruch ein, darf er die Zahlung nur für die konkret beanstandeten Positionen zurückhalten. Den "unstrittigen" Teil der Nachzahlung muss er dennoch innerhalb der 30 Tage leisten.
Was, wenn der Mieter nicht zahlt?
Leistet der Mieter nach 30 Tagen (und trotz korrekter Abrechnung) nicht, gerät er automatisch in Zahlungsverzug. Sie sollten ihm eine höfliche, aber bestimmte schriftliche Zahlungserinnerung mit einer letzten Frist (z.B. 10 Tage) setzen, bevor Sie weitere rechtliche Schritte (Mahnverfahren) einleiten.
2. Fall B: Das Guthaben (Der Vermieter muss zahlen)
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, drehen sich die Vorzeichen um.
Fälligkeit: "Sofort" Ein Guthaben aus einer Nebenkostenabrechnung ist rechtlich gesehen sofort fällig.
Was heißt "sofort" in der Praxis? "Sofort" bedeutet nicht "innerhalb von 24 Stunden". Auch hier billigt die Rechtsprechung dem Vermieter eine angemessene Prüf- und Bearbeitungsfrist zu. Als Obergrenze gilt auch hier meist ein Zeitraum von 30 Tagen. Wenn Sie das Guthaben deutlich länger als 30 Tage zurückhalten, geraten Sie in Verzug.
Insider-Tipp: Der elegante Weg – Die Verrechnung
Sie müssen das Guthaben nicht zwingend per Überweisung auszahlen. Der einfachste und gängigste Weg ist die Verrechnung mit der nächsten Mietzahlung.
Wichtig: Sie müssen dies dem Mieter klar kommunizieren.
In meiner Praxis ist die Verrechnung des Guthabens der absolute Standard. Es vermeidet unnötige Banktransaktionen und ist für beide Seiten am saubersten. Wichtig ist nur der klare Hinweis im Anschreiben, damit der Mieter seinen Dauerauftrag für einen Monat anpassen kann.
3. Die 12-Monats-Frist vs. 30-Tage-Frist (Nicht verwechseln!)
Hier liegt ein häufiges Missverständnis:
Die 12-Monats-Frist ist die Frist, die der Mieter für Einwände (Widerspruch) hat.
Die 30-Tage-Frist ist die Frist, die der Mieter für die Zahlung einer (unstrittigen) Nachforderung hat.
Ein Mieter kann also im März die Nachzahlung leisten (innerhalb von 30 Tagen) und im November (Monat 8) trotzdem noch einen Fehler beanstanden und das Geld zurückfordern.
Insider Tipp:
Die Erfahrung aus meiner Praxis zeigt: Zahlen Sie Guthaben immer proaktiv und schnell aus (oder verrechnen Sie es). Nichts verärgert einen Mieter mehr, als seinem eigenen Geld hinterherlaufen zu müssen, während der Vermieter bei Nachzahlungen auf 30 Tage pocht. Schnelle Guthaben-Auszahlung ist ein Vertrauensbeweis und freut den Mieter.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Fristen, insbesondere bei Teilwidersprüchen, können im Einzelfall juristisch komplex sein.)
