Verjährung von Nebenkosten: Wie lange können Sie (und Ihr Mieter) Forderungen geltend machen?
Fristen sind das A und O der Nebenkostenabrechnung. Die wichtigste ist die 12-monatige Abrechnungsfrist. Wenn Sie diese verpassen, ist Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung ausgeschlossen.
Aber was ist, wenn Sie die Abrechnung pünktlich zustellen, der Mieter die Nachzahlung aber einfach nicht leistet? Wie lange haben Sie Zeit, Ihr Geld einzufordern?
Hier kommt die regelmäßige Verjährungsfrist (§ 195 BGB) ins Spiel. Und sie gilt für beide Seiten.
1. Die Verjährungsfrist: 3 Jahre für alle
Sowohl Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung als auch der Anspruch des Mieters auf ein Guthaben verjähren grundsätzlich nach drei Jahren.
Die Herausforderung ist, den Beginn dieser Frist korrekt zu bestimmen. Die 3-Jahres-Frist beginnt immer am Ende des Jahres, in dem der Anspruch fällig wurde.
2. Ihr Anspruch (Nachzahlung vom Mieter)
Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung wird erst fällig, wenn Sie dem Mieter eine formell korrekte Abrechnung zugestellt haben.
Beispiel:
Sie erstellen die Abrechnung für 2023.
Sie senden diese am 15. November 2024 an den Mieter.
Die Abrechnung ist korrekt und weist 300 € Nachzahlung aus.
Der Mieter hat eine Prüffrist von 30 Tagen. Die Zahlung ist also am 15. Dezember 2024 fällig.
Fristbeginn: Der Anspruch wurde im Jahr 2024 fällig. Die 3-Jahres-Frist beginnt am 31.12.2024.
Fristende: Ihr Anspruch verjährt am 31.12.2027.
Sie könnten also theoretisch noch im Dezember 2027 die Zahlung von 2023 gerichtlich einfordern.
3. Der Anspruch des Mieters (Guthaben von Ihnen)
Genau dieselbe Regel gilt umgekehrt.
Beispiel:
Sie senden die korrekte Abrechnung für 2023 am 15. November 2024 an den Mieter.
Sie weist ein Guthaben von 100 € aus.
Fälligkeit: Ein Guthaben ist sofort fällig.
Fristbeginn: Der Anspruch wurde im Jahr 2024 fällig. Die 3-Jahres-Frist beginnt am 31.12.2024.
Fristende: Der Anspruch des Mieters verjährt am 31.12.2027.
4. Was ist, wenn der Vermieter NIE abrechnet?
Das ist eine gefährliche Falle. Wenn ein Vermieter weiß, dass sich ein Guthaben ergibt, und die Abrechnung einfach gar nicht erstellt, in der Hoffnung, der Mieter vergisst es?
Anspruch auf Abrechnung: Der Mieter hat einen Anspruch auf die Erstellung der Abrechnung. Auch dieser Anspruch verjährt nach 3 Jahren (beginnend am Ende des Jahres, in dem die 12-monatige Abrechnungsfrist abgelaufen wäre).
Kein Freifahrtschein: Sie können sich als Vermieter nicht darauf berufen, dass der Mieter "zu spät" ist, wenn Sie Ihre eigene Pflicht zur Abrechnung verletzt haben.
Insider Tipp:
Aus meiner Praxiserfahrung kann ich Ihnen eines raten: Warten Sie keine 3 Jahre. Wenn Sie dem Geld hinterherlaufen müssen, ist das nie gut. Wenn der Mieter 30 Tage nach einer korrekten Abrechnung nicht zahlt, sollte die erste Mahnung raus gehen. Ein funktionierendes Mahnwesen ist hier essenziell.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Berechnung von Verjährungsfristen ist im Detail komplex. Bei Forderungsausfällen einen Anwalt konsultieren.)
