Datenschutz für Vermieter: Was Sie bei der Nebenkostenabrechnung beachten müssen (DSGVO)

​Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) herrscht bei vielen privaten Vermietern Unsicherheit.

Darf ich die Namen der Mieter an den Ablesedienst weitergeben? Darf ich die Abrechnung offen an das schwarze Brett hängen? Und wie lange darf ich die Daten speichern?

​Fakt ist: Auch als privater Vermieter sind Sie "Datenverarbeiter". Sie hantieren mit sensiblen Informationen (Namen, Verbrauchswerte, Bankverbindungen).

​Hier sind die 3 wichtigsten Punkte, um bei der Abrechnung datenschutzkonform zu bleiben.

​1. Weitergabe von Daten an Dritte (Techem, Handwerker & Co.)

​Für die Nebenkostenabrechnung müssen Sie oft Daten an Dritte weitergeben – vor allem an den Messdienstleister (für die Heizkosten) oder an Handwerker (für Termine).

​Viele Vermieter glauben, sie bräuchten dafür eine Einwilligung des Mieters.

Das ist falsch.

• ​Rechtsgrundlage: Die Weitergabe der Daten an den Messdienst ist zur Vertragserfüllung (Mietvertrag) und zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Heizkostenverordnung) notwendig (Art. 6 DSGVO). Sie brauchen dafür keine Unterschrift des Mieters.

• ​Aber: Sie müssen sicherstellen, dass der Dienstleister sauber arbeitet. Bei großen Firmen (Ista, Techem) geschieht dies meist automatisch über die AGB.

​2. Die "Schwarzes Brett"-Falle

​Früher war es üblich, den Reinigungsplan oder die Übersicht der Gesamtkosten einfach im Treppenhaus auszuhängen.

Vorsicht: Das ist heute ein Datenschutzverstoß, wenn dabei personenbezogene Daten erkennbar sind.

• ​Verboten: Eine Liste, auf der steht: "Wohnung Müller: 3 Personen, 150 € Nachzahlung". Das geht die Nachbarn nichts an.

• ​Erlaubt: Eine anonymisierte Liste (nur Wohnungsnummern), solange Rückschlüsse auf Personen vermieden werden.

• ​Besser: Schicken Sie jedem Mieter seine Abrechnung persönlich zu. Hängen Sie nichts öffentlich aus, was Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Kosten einzelner Mieter zulässt.

​3. Belegeinsicht: Was dürfen andere Mieter sehen?

​Ein Mieter will die Originalbelege sehen. In den Belegen (z.B. der Rechnung des Hausmeisters) stehen aber vielleicht Namen anderer Mieter (z.B. "Reparatur bei Frau Schmidt").

​Hier müssen Sie schwärzen.

Bevor Sie einem Mieter Einsicht in den Ordner gewähren, müssen Sie Daten Dritter unkenntlich machen, die für die Abrechnung nicht relevant sind. Der prüfende Mieter muss wissen, dass der Hausmeister da war und was es gekostet hat – aber nicht unbedingt, bei wem er geklingelt hat.

​Insider-Tipp: Die Löschfrist

​Wann müssen Sie die Daten löschen? Mieter fordern oft nach Auszug die "sofortige Löschung aller Daten".

Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen.

Sie haben eine Aufbewahrungspflicht (steuerlich 10 Jahre für Belege). Solange noch Forderungen offen sein könnten (z.B. aus der letzten Nebenkostenabrechnung), dürfen und müssen Sie die Daten behalten. Löschen Sie erst, wenn wirklich alle Fristen (auch die Verjährung nach 3 Jahren) abgelaufen sind.

Weiterer Tipp von mir: Ich speichere meine Abrechnungsdaten nicht einfach auf dem Desktop, sondern in einem verschlüsselten Ordner (oder einer sicheren Cloud). Ein verlorener Laptop mit unverschlüsselten Mieterdaten ist ein meldepflichtiger Datenschutzvorfall. Außerdem finde ich, dass eine Cloud einige Dinge vereinfachen kann.

​(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Datenschutzberatung dar. Die DSGVO ist komplex und bußgeldbewehrt. Im Zweifel fragen Sie einen Datenschutzbeauftragten.)