Die 7 häufigsten Fehler bei "kalten" Betriebskosten (und wie Sie sie vermeiden)
Die Heizkostenabrechnung ist kompliziert, aber die wahren "Minenfelder" der Nebenkostenabrechnung verstecken sich oft in den "kalten" Betriebskosten. Ein einziger falscher Posten kann einen Widerspruch des Mieters rechtfertigen. Das erlebe ich sehr regelmäßig.
Aus meiner Praxis sehe ich immer wieder dieselben Fehler. Viele private Vermieter verlieren hier unnötig Geld oder riskieren Streit, der leicht zu vermeiden wäre.
Hier sind die 7 häufigsten Fehler bei der Abrechnung von Grundsteuer, Hausmeister, Versicherungen & Co.
Fehler 1: Reparaturkosten als "Betriebskosten" tarnen
Der Fehler: Der Hausmeister repariert das Garagentor, die Rechnung (oder ein Anteil seines Lohns) landet in der Abrechnung.
Die Regel: Reparaturen (Instandhaltung) sind niemals umlagefähig. Umlagefähig ist nur die laufende Wartung und Pflege.
Vermeidung: Prüfen Sie jede Rechnung: Ist das "Pflege" oder "Reparatur"? Bei Vollwartungsverträgen (Aufzug, Hausmeister) müssen Sie den Reparaturanteil pauschal herauskürzen (oft 15-25%).
Fehler 2: Verwaltungskosten umlegen
Der Fehler: Sie setzen Porto für den Versand der Abrechnung, Bankgebühren für das Mietkonto oder die Kosten Ihrer Verwaltungs-Software an.
Die Regel: Verwaltungskosten (§ 1 BetrKV) sind Ihr unternehmerisches Aufwand und dürfen niemals auf den Mieter umgelegt werden.
Vermeidung: Trennen Sie diese Kosten strikt. Sie gehören in Ihre eigene Steuererklärung, nicht in die Nebenkostenabrechnung.
Fehler 3: Den Posten "Sonstige Betriebskosten" als Sammeltopf nutzen
Der Fehler: Sie rechnen die "Dachrinnenreinigung" oder "Wartung der Rauchmelder" unter "Sonstiges" ab, obwohl dies nicht im Mietvertrag steht.
Die Regel: Der Posten "Sonstiges" ist nur gültig, wenn die Kostenart explizit im Mietvertrag genannt wurde. Ein pauschaler Verweis reicht nicht.
Vermeidung: Prüfen Sie Ihren Mietvertrag! Was dort nicht unter "Sonstiges" steht, können Sie auch nicht abrechnen.
Fehler 4: Falsche Versicherungen abrechnen
Der Fehler: Sie legen Ihre private Rechtsschutzversicherung oder eine Mietausfallversicherung auf die Mieter um.
Die Regel: Nur Sach- und Haftpflichtversicherungen (Gebäude, Grundbesitzerhaftpflicht, Öltank) sind umlagefähig.
Vermeidung: Legen Sie nur Policen um, die das Gebäude direkt betreffen, nicht Ihre persönlichen Risiken als Vermieter.
Fehler 5: Einmalige Anschaffungen umlegen
Der Fehler: Sie kaufen neue Mülltonnen (statt sie zu mieten) oder einen neuen Rasenmäher für den Hausmeister und legen die Kosten um.
Die Regel: Das sind Anschaffungskosten (Teil der Instandhaltung), keine laufenden Betriebskosten.
Vermeidung: Nur die laufenden Kosten (z.B. die Miete der Tonnen, das Benzin für den Mäher) sind umlagefähig.
Fehler 6: Leerstandskosten auf andere Mieter verteilen
Der Fehler: Eine Wohnung steht leer. Sie nehmen die Gesamtkosten (z.B. Grundsteuer) und teilen sie nur durch die vermieteten Wohnungen.
Die Regel: Die Kosten, die auf die leerstehende Wohnung entfallen, müssen Sie als Vermieter selbst tragen.
Vermeidung: Behandeln Sie die leerstehende Wohnung in Ihrer Abrechnung wie einen "Mieter" (genannt "Vermieter") und übernehmen Sie deren Kostenanteil.
Fehler 7: Falscher Umlageschlüssel (Personen statt qm)
Der Fehler: Sie rechnen Wasser nach Personenzahl ab, obwohl im Mietvertrag "Wohnfläche" vereinbart ist.
Die Regel: Der Mietvertrag ist Ihr Gesetz. Sie dürfen den Schlüssel nicht einseitig ändern, nur weil er Ihnen "fairer" erscheint.
Vermeidung: Halten Sie sich strikt an den vereinbarten Schlüssel. Eine Änderung ist meist nur mit Zustimmung aller Mieter möglich.
Fazit
Nehmen Sie sich die Zeit, jede einzelne Rechnung zu prüfen. Die meisten dieser Fehler passieren nicht aus böser Absicht, sondern aus Unwissenheit. Eine saubere Trennung von Betriebskosten, Reparaturen und Verwaltung ist der Schlüssel zu einer rechtssicheren Abrechnung. Ich erlebe immer wieder, dass hier Flüchtigkeitsfehler gemacht werden.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt nicht die individuelle Prüfung Ihrer Abrechnung durch einen Fachanwalt oder Steuerberater.)
