Gebäudereinigung: Was Sie für die Sauberkeit umlegen dürfen (und was nicht)

​Ein sauberes Treppenhaus und gepflegte Gemeinschaftsflächen sind die Visitenkarte jedes Mietshauses. Sie beugen Schäden vor und tragen maßgeblich zum Wohlbefinden der Mieter bei. Die Kosten für die Gebäudereinigung gehören daher zu den klassischen umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 Nr. 9 BetrKV).

​Doch auch hier gibt es Feinheiten, die Sie als Vermieter kennen sollten, um Ärger bei der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden.

​1. Was gehört zur umlagefähigen Gebäudereinigung?

​Die Kosten für die Gebäudereinigung sind umlagefähig, wenn sie sich auf die Reinigung der Gemeinschaftsflächen und -einrichtungen beziehen.

​Typische umlagefähige Positionen:

• ​Reinigung des Treppenhauses: Der häufigste und größte Posten.

• ​Reinigung der Hausflure und Zugänge: Also alle Wege im und am Gebäude, die von mehreren Parteien genutzt werden.

• ​Reinigung von Kellerräumen, Dachböden und Waschküchen: Sofern diese gemeinschaftlich genutzt werden.

• ​Reinigung der Fenster in Gemeinschaftsbereichen: Z.B. im Treppenhaus oder Keller.

• ​Schädlingsbekämpfung: Wenn sie regelmäßig und präventiv durchgeführt wird (z.B. für Mäuse oder Ratten im Keller).

​Wichtig: Der Umfang der Reinigung (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich) sollte angemessen sein. Extreme Kosten für tägliche Reinigung können im Zweifel als unwirtschaftlich angefochten werden.

​2. Welche Reinigungskosten sind NICHT umlagefähig?

​Hier ist die Abgrenzung entscheidend, um Fehler zu vermeiden:

• ​Reinigung von Privaträumen: Eine Reinigung der Wohnungen selbst dürfen Sie niemals umlegen. Auch nicht, wenn Sie die Endreinigung eines ausziehenden Mieters beauftragen (das ist Sache des Mieters oder Ihrer Instandhaltung). Auch hier habe ich schon erlebt, dass Vermieter die kosten umlegen wollten, weil sie es nicht besser wussten.

• ​Spezialreinigungen nach Schäden: Wenn nach einem Wasserschaden oder einem Brand eine spezielle Tiefenreinigung oder Desinfektion notwendig ist, sind dies Instandsetzungskosten (Reparaturfolgekosten) und nicht umlagefähig.

• ​Einmalige Grundreinigung: Eine aufwendige Grundreinigung, die nur alle paar Jahre stattfindet, ist oft nicht umlagefähig, da es sich nicht um eine laufende Kostenart handelt.

​Insider-Tipp: Die "Schwarzgeld"-Falle

​Achten Sie darauf, dass Sie immer offizielle Rechnungen von einem registrierten Reinigungsunternehmen erhalten, das die gesetzlichen Abgaben leistet (Mehrwertsteuer, Sozialabgaben). Wenn Sie eine Reinigungskraft "schwarz" bezahlen und diese Kosten umlegen, begehen Sie nicht nur Steuerhinterziehung, sondern die Mieter können diese Kosten zu 100% zurückfordern. Das ist ein absolutes No-Go.

​3. Umlageschlüssel: Nach Wohnfläche oder Personenzahl?

​Auch hier gilt: Der Mietvertrag ist die Grundlage.

• ​Nach Wohnfläche (qm): Der am häufigsten verwendete und verwaltungstechnisch einfachste Schlüssel.

• ​Nach Personenzahl: Rechtlich zulässig, kann aber wie bei anderen Kostenarten zu Problemen bei der Erfassung von Mieterwechseln führen.

• ​Nach Wohneinheit: Alle Wohnungen zahlen den gleichen Anteil. Das kann bei unterschiedlich großen Wohnungen zu Ungerechtigkeiten führen, ist aber zulässig, wenn im Mietvertrag vereinbart.

​4. Die Alternative: Reinigung durch die Mieter selbst

​Wenn im Mietvertrag vereinbart ist, dass die Mieter das Treppenhaus selbst reinigen müssen (z.B. über einen Putzplan), fallen keine Kosten an, die Sie umlegen könnten.

​Vorteil: Keine Kosten, kein Streit darüber.

Nachteil: Oft ist die Qualität der Reinigung nicht konstant, und Sie als Vermieter müssen bei Nicht-Einhaltung mahnen.

​Fazit

​Die Kosten für die Gebäudereinigung sind ein wichtiger Bestandteil der Betriebskosten. Legen Sie nur die Kosten für die laufende Reinigung von Gemeinschaftsflächen um und achten Sie auf korrekte Rechnungen. Achten Sie außerdem darauf, dass die Reinigungsarbeiten wiklich durchgeführt werden. Ich habe schon erlebt, wie Mieter sich beschwert haben, dass die Reinigungsarbeiten unregelmäßig und/oder schlecht durchgefürt wurden und sich dann über die Kosten der Reinigung beschwert haben Dies ist ein Streitpunkt bei der Betreibskostenabrechnung, welcher sich vermeiden lässt.

​(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Umlagefähigkeit von Spezialreinigungen kann im Einzelfall komplex sein. Im Zweifel einen Anwalt konsultieren.)