Die Anpassung der Vorauszahlung: So teilen Sie sie dem Mieter rechtssicher mit

​Die Nebenkostenabrechnung ist fertig, der Saldo ist klar. Fall erledigt? Nicht ganz.

​Der wichtigste Schritt für die Zukunft ist jetzt die Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen. Eine zu hohe Nachzahlung verärgert den Mieter, ein hohes Guthaben bedeutet, Sie haben dem Mieter ein zinsloses Darlehen gewährt.

​Das Gesetz (§ 560 Abs. 4 BGB) gibt Ihnen (und auch dem Mieter) das Recht, die Abschläge auf eine "angemessene Höhe" anzupassen. Aber diese Anpassung muss formell korrekt erklärt werden, sonst ist sie unwirksam.

​1. Die Berechnung: Was ist eine "angemessene Höhe"?

​Die Berechnung ist simpel und muss auf der gerade erstellten Abrechnung basieren. Sie dürfen nicht pauschal "wegen Inflation" erhöhen.

• ​Schritt 1: Nehmen Sie die Gesamtkosten des Mieters aus der aktuellen Abrechnung (z.B. 2.100 € für das ganze Jahr).

• ​Schritt 2: Teilen Sie diese Summe durch 12 Monate.

  • ​Rechnung: 2.100 € / 12 = 175 €

• ​Schritt 3: Das ist die neue "angemessene" Vorauszahlung (175 € pro Monat).

​2. Die Form: Schriftlich und mit Begründung

​Sie können die Erhöhung nicht mündlich im Treppenhaus zurufen. Sie muss in "Textform" erfolgen (eine E-Mail, ein Brief oder ein Fax reichen aus).

​Wichtig: Die Anpassung muss begründet werden. Sie müssen dem Mieter die Berechnung aus Schritt 1 (oder eine ähnliche, nachvollziehbare Herleitung) kurz darlegen.

​Beispiel-Formulierung (im Anschreiben zur Abrechnung):

​"Aus der beigefügten Abrechnung ergeben sich Gesamtkosten für Ihre Wohnung in Höhe von 2.100 €. Geteilt durch 12 Monate entspricht dies einer monatlichen Belastung von 175 €.

​Um künftige Nachzahlungen zu vermeiden, passe ich die monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen daher gemäß § 560 Abs. 4 BGB von bisher 150,00 € auf neu 175,00 € an."

​3. Die Frist: Wann wird die neue Zahlung fällig?

​Das ist der häufigste Fehler: Die Anpassung wird NICHT sofort im nächsten Monat fällig.

• ​Die Regel: Die Anpassung wird erst im übernächsten Monat nach Zugang Ihrer Erklärung wirksam.

• ​Beispiel:

  • ​Ihre Abrechnung (mit der Anpassungserklärung) geht dem Mieter am 15. November zu.

  • ​Der "nächste Monat" ist Dezember.

  • ​Der "übernächste Monat" ist Januar.

  • ​Folge: Der Mieter muss die neue, höhere Vorauszahlung erstmals am 1. Januar zahlen.

​Insider-Tipp: Die "Puffer"-Strategie

​Wenn die Berechnung 175 € ergibt, kann es klug sein, auf 180 € aufzurunden. Warum? Weil die Kosten (z.B. Müll, Versicherungen) im nächsten Jahr garantiert leicht steigen werden. Dieser kleine "Puffer" fängt diese Steigerungen ab und verhindert, dass Sie trotz Anpassung sofort wieder in eine Nachzahlung laufen. Diese leichte Rundung wird von Gerichten meist als "angemessen" akzeptiert. In der Praxis versuche ich das immer so zu machen. Das ist für beide Seiten definitiv die beste Lösung. Falls der Mieter zu viel vorrauszahlt, freut er sich bestimmt bei der Betriebskostenabrechnung über ein Guthaben.

Noch ein weiter Tipp aus meiner Praxis: Der beste Moment für die Anpassung ist immer zusammen mit der Betriebskostenabrechnung. Vermeiden Sie es zwei getrennte Briefe zuzustellen. Wenn Sie die Anpassung und die Abrechnung in einem Brief zustellen, sieht der Mieter die (vielleicht hohe) Nachzahlung und versteht sofort, warum die Abschläge steigen müssen. Das erhöht sehr die Akzeptanz.

​(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die formellen Anforderungen an eine Anpassungserklärung sind strikt. Im Zweifel einen Anwalt konsultieren.)