Die "kalten" Betriebskosten: Was gehört rein und was ist verboten? (Checkliste)
"Kalte" und "warme" Betriebskosten – diese Trennung ist der Kern jeder Nebenkostenabrechnung. Während "warme" Kosten alles rund um Heizung und Warmwasser umfassen, sind die "kalten" Betriebskosten der große Rest.
Genau hier lauert die Gefahr. Viele private Vermieter sind unsicher: Was darf ich umlegen und was nicht? Ein Fehler, und Ihre Abrechnung ist angreifbar.
Die Rechtsgrundlage ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Sie listet in § 2 genau auf, welche Kosten "kalte" Betriebskosten sind.
Hier ist Ihre ultimative Checkliste, was alle in die Betriebskostenabrechnung rein sollte – und was Sie nicht umlegen dürfen.
1. DIE CHECKLISTE: Diese 10 Kosten dürfen Sie umlegen
Das sind die häufigsten "kalten" Betriebskosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen dürfen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist.
1. Die Grundsteuer
Die Steuer, die Sie jährlich an die Gemeinde für das Grundstück zahlen. Sie ist fast immer zu 100% umlagefähig.
2. Wasserversorgung
Die Kosten für das Kaltwasser. Falls (wie oft) keine Einzelzähler vorhanden sind, wird dies nach Wohnfläche (oder Personenzahl, falls vereinbart) umgelegt.
3. Abwasser
Die Gebühren für die Entsorgung des Schmutz- und Niederschlagswassers (Regen). Diese richten sich oft nach dem Frischwasserverbrauch.
4. Straßenreinigung & Müllabfuhr
Die Gebühren, die die Stadt für die Reinigung der Gehwege und die Abholung des Mülls in Rechnung stellt.
5. Gebäudereinigung & Ungezieferbeseitigung
Die Kosten für die Putzfirma, die das Treppenhaus reinigt. Nicht aber die einmalige Beseitigung von Ungeziefer in einer Wohnung – nur laufende, präventive Maßnahmen sind umlagefähig.
6. Gartenpflege
Laufende Kosten für den Gärtner (Rasenmähen, Heckenschnitt). Das Anlegen eines komplett neuen Gartens ist hingegen nicht umlagefähig.
7. Hausmeister
Die Lohn- oder Vertragskosten für einen Hausmeister, der sich um Reinigung, Garten, Winterdienst oder kleine technische Kontrollen kümmert.
8. Sach- und Haftpflichtversicherungen
Dazu gehören die Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Wasser), die Öltankversicherung und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht.
9. Gemeinschaftsantenne / Kabelanschluss
Die laufenden monatlichen Grundgebühren für den TV-Empfang. (Achtung: Das "Nebenkostenprivileg" für Kabel-TV ist 2024 ausgelaufen – hier gelten neue Regeln!).
10. Schornsteinfeger
Die Gebühren für die Kehr- und Immissionsschutzmessungen (die gesetzlich vorgeschrieben sind), sofern sie nicht bereits in den Heizkosten enthalten sind.
2. DIE VERBOTENE LISTE: Diese Kosten dürfen NICHT rein
Das ist der wichtigste Teil. Wenn einer dieser Posten in Ihrer Abrechnung auftaucht, ist ein Widerspruch des Mieters fast garantiert erfolgreich.
1. Reparatur- und Instandhaltungskosten
Der Austausch eines kaputten Rohrs, das Streichen des Treppenhauses oder die Reparatur der Klingelanlage. Das sind Instandhaltungskosten und zu 100% vom Vermieter zu tragen. Sie sind niemals umlagefähig.
2. Verwaltungskosten
Ihre eigenen Kosten für die Verwaltung der Immobilie. Dazu gehören:
Ihre Telefon- und Portokosten
Ihre Bank- und Kontoführungsgebühren
Kosten für Ihren Steuerberater oder Anwalt
Kosten für die Hausverwaltungs-Software
3. Einmalige Kosten
Einmalige Posten, wie die Anschaffung neuer Mülltonnen (statt der laufenden Miete) oder das Fällen eines kranken Baumes, sind keine "laufenden" Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden.
3. Die Insider-Tipps vom Profi
Insider-Tipp 1: Der "Mietvertrags-Check"
Die Liste oben ist nur gültig, wenn Ihr Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten korrekt regelt. Es reicht nicht aus, wenn im Vertrag nur steht: "Der Mieter trägt die Nebenkosten."
Sicherer Weg: Der Vertrag muss explizit auf "§ 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV)" verweisen.
Unsicherer Weg: Der Vertrag listet alle Kostenarten (Grundsteuer, Wasser...) einzeln auf. Hier besteht die Gefahr, dass Sie etwas vergessen haben und was nicht im Vertrag steht, dürfen Sie dann auch nicht abrechnen.
Insider-Tipp 2: Die "Sonstige Kosten"-Falle
Viele Vermieter nutzen den Posten "Sonstige Betriebskosten" als Sammeltopf. Das ist unwirksam. Dieser Posten ist nur gültig, wenn die Kostenarten im Mietvertrag konkret benannt wurden (z.B. "Kosten der Dachrinnenreinigung", "Kosten der Wartung von Rauchmeldern"). Ein pauschales "Sonstiges" ist rechtlich wertlos.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Abgrenzung von umlagefähigen Kosten ist oft Gegenstand von Gerichtsurteilen. Dieser Artikel spiegelt die gängige Rechtsprechung wider.)
