Eigentumswohnung vermietet: Warum Sie die Hausgeldabrechnung NIEMALS 1:1 weiterleiten dürfen
Sie sind Eigentümer einer Eigentumswohnung. Einmal im Jahr bekommen Sie von Ihrer Hausverwaltung die Hausgeldabrechnung (oder "Jahresabrechnung der WEG").
Viele Vermieter machen es sich einfach: Sie kopieren diese Abrechnung, schreiben "Bitte zahlen" darunter und schicken sie an ihren Mieter.
Tun Sie das nicht!
Eine Hausgeldabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung. Sie enthält Positionen, die der Mieter niemals zahlen muss. Wenn Sie diese 1:1 weiterleiten, begehen Sie oft einen formellen Fehler, der Ihre gesamte Nachforderung kippen kann.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Daten des Verwalters korrekt filtern.
1. Die "verbotenen" Positionen im Hausgeld
Die Abrechnung der WEG enthält alle Kosten, die das Gemeinschaftseigentum betreffen. Viele davon sind aber nicht umlagefähig (Vermietersache).
Diese Positionen müssen Sie zwingend herausrechnen:
Verwaltergebühr: Die Kosten für die Hausverwaltung (WEG-Verwalter) sind Verwaltungskosten (§ 1 BetrKV). Sie sind nie umlagefähig.
Instandhaltungsrücklage (Erhaltungsrücklage): Das ist Ihr Sparbuch für Dachsanierungen etc. Der Mieter hat damit nichts zu tun.
Instandhaltungskosten: Reparaturen am Gemeinschaftseigentum (z.B. neue Haustür, Reparatur Aufzug).
Kontoführungsgebühren: Die Bankgebühren des WEG-Kontos.
Wenn Sie dem Mieter einfach die "Endsumme" der Hausgeldabrechnung in Rechnung stellen, lassen Sie ihn illegalerweise für Ihre Verwaltung und Ihr Eigentum zahlen.
2. Die Falle mit dem Verteilerschlüssel (MEA vs. qm)
Das ist der zweite, oft übersehene Fehler.
In der WEG: Viele Kosten werden nach Miteigentumsanteilen (MEA) oder 1.000stel verteilt.
Im Mietvertrag: Meist ist die Wohnfläche (qm) als Schlüssel vereinbart (oder es gilt gesetzlich qm).
Das Problem: 1.000stel und Quadratmeter sind selten deckungsgleich.
Die Lösung: Sie müssen die Gesamtkosten des Gebäudes aus der Hausgeldabrechnung nehmen (z.B. "Gesamtkosten Müll: 4.500 €") und diese dann selbst mit dem mietvertraglichen Schlüssel (qm) auf Ihren Mieter umrechnen. Sie dürfen nicht einfach Ihren "Einzel-Anteil laut Hausgeldabrechnung" übernehmen, wenn der Schlüssel falsch ist.
Ausnahme: Sie haben im Mietvertrag explizit vereinbart: "Betriebskosten werden nach dem in der WEG geltenden Schlüssel umgelegt." Dann (und nur dann) dürfen Sie die MEA-Werte übernehmen.
3. Datenschutz: Was geht den Mieter der Nachbar an?
Eine originale Hausgeldabrechnung enthält oft Listen mit den Namen anderer Eigentümer, deren Rückständen oder internen Verrechnungen.
Das geht Ihren Mieter nichts an (DSGVO).
Erstellen Sie immer eine eigene Abrechnung (z.B. mit unserer Vorlage), in die Sie nur die relevanten Zahlen übertragen. Nutzen Sie die Hausgeldabrechnung nur als "Beleg", falls der Mieter Einsicht verlangt – und schwärzen Sie dann fremde Daten.
Insider-Tipp: Die "Heizkosten" sind die Ausnahme
Einen Teil der Hausgeldabrechnung können Sie oft doch direkt nutzen: Die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters (Techem, Ista), die der Verwalter beifügt. Diese ist meist schon korrekt auf Ihre Wohnung und Ihren Nutzer (den Mieter) ausgestellt. Achten Sie nur darauf, dass der Verwalter dem Messdienst die richtigen Mieterwechsel gemeldet hat!
Mein Praxis-Rat: Prüfen Sie die Hausgeldabrechnung, bevor Sie sie für den Mieter nutzen! Hausverwalter machen Fehler. Wenn in der Position 'Hausmeister' eine Reparatur versteckt ist und Sie diese ungeprüft an den Mieter weitergeben, haben Sie den Ärger, nicht der Verwalter.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die korrekte Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten in der WEG erfordert Sorgfalt.)
