Fehler nach Versand bemerkt: Darf ich die Nebenkostenabrechnung nachträglich korrigieren?
Der Brief ist im Kasten, die E-Mail ist raus. Sie lehnen sich entspannt zurück. Doch zwei Tage später fällt Ihnen beim Sortieren auf: Sie haben eine Rechnung vergessen einzutragen. Oder Sie haben beim Übertrag einen Zahlendreher gemacht.
Die Korrektur würde bedeuten, dass der Mieter 200 € mehr nachzahlen muss.
Dürfen Sie dem Mieter einfach eine "neue" Abrechnung schicken? Oder gilt: "Geschickt ist geschickt"?
Die Antwort hängt von einer einzigen, alles entscheidenden Frage ab: Ist die 12-monatige Abrechnungsfrist schon abgelaufen?
1. Fall A: Innerhalb der 12-Monats-Frist (Die sichere Zone)
Befinden Sie sich noch innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums?
Gute Nachricht: Sie dürfen korrigieren. Alles.
Sie können Fehler zu Gunsten UND zu Ungunsten des Mieters korrigieren.
Wenn Sie eine Rechnung vergessen haben, fügen Sie sie hinzu. Die Nachzahlung des Mieters steigt. Das ist rechtlich zulässig.
Das Vorgehen:
Schicken Sie dem Mieter eine komplett neue Abrechnung. Schreiben Sie deutlich darauf: "Korrekturfassung / Ersetzt die Abrechnung vom [Datum]". Erklären Sie im Anschreiben kurz den Fehler ("z.B. leider wurde die Position X übersehen").
2. Fall B: Nach Ablauf der 12-Monats-Frist (Die Gefahrenzone)
Ist die Frist abgelaufen, greift die Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 BGB).
Jetzt wird es kompliziert:
Fehler zu Ihren Ungunsten (Sie haben Geld vergessen): Pech gehabt. Sie dürfen die Abrechnung nicht mehr zu Lasten des Mieters korrigieren. Haben Sie 500 € Wasser vergessen, bleiben Sie auf den Kosten sitzen. Eine Nachforderung ist ausgeschlossen.
Ausnahme: Sie haben die Verspätung "nicht zu vertreten" (z.B. der Wasserversorger hat erst gestern die Rechnung geschickt).
Fehler zu Ungunsten des Mieters (Sie haben zu viel berechnet): Das darf (und muss) immer korrigiert werden! Auch nach 5 Jahren. Wenn Sie versehentlich 13 Monate Grundsteuer berechnet haben, hat der Mieter einen Rückzahlungsanspruch.
3. Der Sonderfall: "Offensichtliche Rechenfehler"
Es gibt eine kleine juristische Hintertür. Wenn es sich um einen offensichtlichen Schreib- oder Rechenfehler handelt, der für den Mieter "auf den ersten Blick" erkennbar ist (z.B. 100 + 100 = 300), darf dieser manchmal auch nach Fristablauf korrigiert werden.
Aber Vorsicht: Verlassen Sie sich nicht darauf. Die Grenze zwischen "Rechenfehler" und "inhaltlichem Fehler" ist fließend und oft Streitpunkt vor Gericht.
Insider-Tipp
Muss man alles neu drucken? Ja. Ich empfehle dringend, immer eine vollständige neue Abrechnung zu erstellen, nicht nur einen 'Nachtrags-Zettel'. Nur eine in sich geschlossene, neue Abrechnung schafft Klarheit und ersetzt juristisch die alte. Ich achte außerdem in der Praxis darauf, die “neue/korrigierte” Version speziell zu kennzeichnen (z.B. durch eine andere Farbe), damit der Mieter diese schnell und einfach auseinander halten kann und nicht ausversehen den “alten/fehlerhaften” Betrag überweist.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Korrektur nach Fristablauf ist ein komplexes juristisches Thema. Im Zweifel gilt: Der Fehler geht zu Lasten des Vermieters.)
