Formelle Fehler: 5 K.O.-Kriterien, die Ihre Nebenkosten-abrechnung sofort ungültig machen
Ein materieller Fehler (z.B. eine falsch umgelegte Reparatur) ist ärgerlich, aber oft korrigierbar. Ein formeller Fehler ist eine Katastrophe.
Wenn Ihre Nebenkostenabrechnung "formell unwirksam" ist, gilt sie rechtlich als nicht zugestellt. Die 12-monatige Abrechnungsfrist läuft weiter und läuft... und läuft. Wenn Sie den Fehler erst nach Ablauf der Frist korrigieren, ist Ihr Anspruch auf eine Nachzahlung für immer verloren.
Mietervereine prüfen eine Abrechnung zuerst auf diese 5 K.O.-Kriterien. Wenn Sie diese vermeiden, haben Sie 90% der Schlacht bereits gewonnen.
1. K.O.-Kriterium: Falsche oder fehlende Stammdaten
Die Abrechnung muss zweifelsfrei zuzuordnen sein. Fehlt einer dieser Punkte, ist sie formell unwirksam.
Falscher Adressat: Die Abrechnung geht an "Familie Mustermann" statt an "Max und Maria Mustermann", die beide im Mietvertrag stehen.
Fehlender Abrechnungszeitraum: Der Zeitraum (z.B. 01.01. - 31.12.2024) fehlt oder ist länger als 12 Monate.
Fehlendes Objekt: Die genaue Wohnungsbezeichnung (z.B. "2. OG Links") fehlt, sodass der Mieter nicht weiß, wofür er zahlt.
2. K.O.-Kriterium: Fehlende Gesamtkosten-Aufstellung
Der Mieter muss sehen können, was das ganze Haus gekostet hat. Sie dürfen ihm nicht einfach nur seinen Anteil präsentieren (z.B. "Ihr Anteil Grundsteuer: 158 €").
UNWIRKSAM: "Ihr Anteil Hausmeister: 200 €"
WIRKSAM: "Gesamtkosten Hausmeister (Gebäude): 1.200 € -> Ihr Anteil (16,67%): 200 €"
Ohne die Angabe der Gesamtkosten ist die gesamte Abrechnung für den Mieter nicht nachvollziehbar und damit formell unwirksam.
3. K.O.-Kriterium: Falscher oder unverständlicher Umlageschlüssel
Das ist der häufigste formelle Fehler. Sie müssen dem Mieter exakt erklären, wie Sie gerechnet haben.
Falscher Schlüssel: Sie rechnen nach "Personenzahl" ab, obwohl im Mietvertrag "Wohnfläche" vereinbart ist.
Fehlender Schlüssel: Sie nennen keinen Schlüssel, sondern teilen einfach durch die Anzahl der Wohnungen.
Fehlende Gesamt-Einheiten: Sie schreiben "Abrechnung nach Wohnfläche", sagen dem Mieter aber nicht, wie hoch die Gesamtwohnfläche des Hauses ist. Ohne diese Gesamt-Zahl kann er Ihren Rechenweg nicht prüfen.
4. K.O.-Kriterium: Fehlender Abzug der Vorauszahlungen
Die Abrechnung muss mit einem klaren Saldo (Ergebnis) enden. Sie müssen die ermittelten Kosten (z.B. 2.150 €) den tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters (z.B. 1.800 €) gegenüberstellen.
Fehlt dieser Abzug, ist die Abrechnung unvollständig und formell unwirksam.
5. K.O.-Kriterium: Verstoß gegen die Heizkostenverordnung
Die Heizkosten sind ein Sonderfall. Wenn Sie (obwohl Sie dazu verpflichtet wären) die Heizkosten nicht nach Verbrauch (also 50/50 oder 30/70) aufteilen, sondern pauschal nach Wohnfläche umlegen, ist dies ein schwerer formeller Mangel.
Insider Tipp
Aus meiner Praxiserfahrung kann ich Ihnen sagen: Bevor Sie die Abrechnung versenden, prüfen Sie sie wie ein Mieterverein. Ist der Umlageschlüssel klar benannt? Ist jede Kostenart verständlich? Diese 5 Minuten 'Gegenprüfung' können Wochen an Ärger sparen. Formelle Flüchtigkeitsfehler sind mir auch schon passiert. Zum Glück hat ein Kollege den Fehler noch rechtzeitig bemerkt und wir konnten die Betriebskostenabrechnung noch korrigieren.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Einstufung eines Fehlers als "formell" oder "materiell" ist oft Gegenstand von Gerichtsurteilen. Im Zweifel einen Anwalt konsultieren.)
