Hausmeister, Garten & Co: Die 3 größten Streitpunkte der Nebenkosten erklärt
Sie haben Ihre Abrechnung erstellt, doch der Mieter widerspricht. Der Grund? Fast immer sind es dieselben drei Posten, die für Verwirrung und Streit sorgen: die Kosten für den Hausmeister, die Gartenpflege und den Schornsteinfeger.
Mieter (und oft auch Mietervereine) prüfen diese Positionen besonders intensiv, da hier oft "nicht umlagefähige" Kosten versteckt werden.
Als Vermieter müssen Sie sehr genau wissen, was Sie abrechnen dürfen und was nicht. Hier ist die detaillierte Aufschlüsselung der drei häufigsten Streitpunkte.
1. Der Hausmeister: Helfer, nicht Handwerker
Ein Hausmeister ist Gold wert, aber bei der Abrechnung eine Gefahrenquelle. Das Gesetz (§ 2 BetrKV) erlaubt die Umlage der "Kosten für den Hauswart".
Das dürfen Sie umlegen:
Die reinen Lohnkosten (inkl. Sozialabgaben) oder die Pauschalgebühr eines externen Dienstleisters.
Typische umlagefähige Tätigkeiten:
Reinigung des Treppenhauses und der Gemeinschaftsflächen.
Überwachung der Heizungsanlage (Sichtprüfung, keine Reparatur).
Gartenpflege (wenn es nicht separat abgerechnet wird).
Winterdienst (Schneeschippen).
Entgegennahme von Mieteranliegen (als Ansprechpartner).
Das dürfen Sie NICHT umlegen:
Dies ist der entscheidende Punkt. Sobald der Hausmeister zum Werkzeug greift, um etwas zu reparieren, sind es keine umlagefähigen Betriebskosten mehr.
Reparaturarbeiten: Wechselt der Hausmeister eine kaputte Glühbirne, repariert er ein defektes Schloss oder streicht er eine Wand im Keller – all das sind Instandhaltungs- und Reparaturkosten. Sie sind zu 100% vom Vermieter zu tragen.
Verwaltungsaufgaben: Führt der Hausmeister Wohnungsbesichtigungen für Sie durch, macht er die Buchhaltung oder organisiert er Handwerkertermine? Das sind Verwaltungsaufgaben und ebenfalls nicht umlagefähig.
Insider-Tipp (Der Abzug):
Wenn Ihr Hausmeister sowohl reinigt (umlagefähig) als auch repariert (nicht umlagefähig), müssen Sie seine Kosten pauschal kürzen. Die Gerichte halten hier oft einen Abzug von 10% bis 30% der Hausmeisterkosten für angemessen. Zeigen Sie diesen Abzug in Ihrer Abrechnung transparent auf (z.B. "Hausmeisterkosten: 2.400 € abzgl. 20% Instandhaltungsanteil = 1.920 €"). Das wirkt professionell und beugt Streit vor. Achten Sie wirklich genau auf die umlagefähigen und die nicht umlagefähigen Tätigkeiten des Hausmeisters. Auch das Zustellen der Nebenkostenabrechnungen durch den Hausmeister, gehört unter anderem zum Verwaltungsaufwand und darf nicht auf den Mieter umgelegt werden.
2. Die Gartenpflege: Pflege, nicht Neuanlage
Die Kosten der Gartenpflege sind umlagefähig. Doch was gehört zur "Pflege"?
Das dürfen Sie umlegen:
Regelmäßige, laufende Arbeiten, um den Garten in einem gepflegten Zustand zu erhalten.
Rasenmähen, Unkraut jäten, Heckenschnitt, Rasenpflege.
Die Anschaffung kleinerer Pflanzen, um Lücken zu füllen (sog. "Ersatzbepflanzung").
Die Pflege von Gemeinschafts-Spielplätzen (z.B. Sandreinigung).
Das dürfen Sie NICHT umlegen:
Die Neuanlage eines Gartens: Wenn Sie den alten Rasen komplett umgraben und einen neuen Rollrasen verlegen lassen, ist das eine Modernisierung oder Instandsetzung, aber keine laufende Pflege.
Große Anschaffungen: Der Kauf eines neuen Rasenmähers oder einer neuen Parkbank.
Das Fällen eines Baumes: Die Kosten für das Fällen eines kranken oder sturmgefährdeten Baumes sind eine einmalige Instandhaltungsmaßnahme und nicht umlagefähig.
3. Der Schornsteinfeger: Kehren vs. Reparieren
Beim Schornsteinfeger (oder "Kaminkehrer") muss man die Rechnung genau lesen.
Das dürfen Sie umlegen:
Die gesetzlich vorgeschriebenen Kehrgebühren (Reinigung des Schornsteins).
Die Immissionsschutzmessung (Abgasmessung der Heizung), die ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wichtig: Diese Kosten werden oft bereits als Teil der "Heizkosten" abgerechnet. Tauchen sie dort auf, dürfen sie nicht noch einmal als kalte Betriebskosten angesetzt werden, da sie sonst doppelt abgerechnet werden.
Das dürfen Sie NICHT umlegen:
Reparaturarbeiten: Reinigt der Schornsteinfeger nicht nur, sondern repariert er etwas am Kamin oder an der Abgasanlage, dann sind das Instandhaltungskosten.
Zusatzleistungen: Die (freiwillige) Reinigung einer Dunstabzugshaube in einer einzelnen Wohnung.
Fazit
Der Teufel steckt im Detail. Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, die Rechnungen Ihrer Dienstleister (Hausmeister, Gärtner) genau zu prüfen und nicht-umlagefähige Anteile (Reparaturen, Verwaltung) sauber herauszurechnen, bevor Sie die Kosten in Ihre Abrechnung einstellen.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Abgrenzung von umlagefähigen Kosten ist oft Gegenstand von Gerichtsurteilen. Dieser Artikel spiegelt die gängige Rechtsprechung wider.)
