Heizkosten-abrechnung verstehen: Ein Crashkurs zur Heizkosten-verordnung (HeizkV)
Herzlich Willkommen beim komplexesten Teil Ihrer Nebenkostenabrechnung: der Abrechnung von Heizung und Warmwasser. Aber keine Sorge, wir zeigen Ihnen wie es geht.
Viele private Vermieter machen hier einen entscheidenden Fehler: Sie nehmen die Gesamtkosten für Gas oder Öl und legen sie einfach nach Wohnfläche (qm) um – genau wie die Grundsteuer. Das ist unzulässig und macht Ihre Abrechnung sofort angreifbar.
In Deutschland regelt ein eigenes Gesetz, die Heizkostenverordnung (HeizkV), wie "warme" Betriebskosten abgerechnet werden müssen. Ein Verstoß dagegen kann Sie auf einem Großteil der Kosten sitzen lassen.
Dieser Ratgeber ist Ihr Crashkurs zur HeizkV.
1. Warum gibt es die Heizkostenverordnung?
Der Gedanke hinter dem Gesetz ist einfach: Energie ist teuer und wertvoll. Wer viel heizt, soll viel zahlen. Wer spart, soll belohnt werden. Die Heizkostenverordnung sorgt dafür, dass die Heizkosten gerecht verteilt werden.
Eine pauschale Umlage nach Wohnfläche würde genau das Gegenteil bewirken: Der sparsame Mieter im Erdgeschoss würde den Dauer-Heizer im Dachgeschoss mitfinanzieren.
Deshalb erzwingt die HeizkV eine verbrauchsorientierte Abrechnung.
2. Die wichtigste Regel: Die 50/50-Teilung (oder 30/70)
Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass Sie die Gesamtheizkosten in zwei Töpfe aufteilen müssen:
Verbrauchskosten (mind. 50% bis max. 70%): Dieser Anteil MUSS zwingend nach dem tatsächlichen, gemessenen Verbrauch der Mieter verteilt werden. Das sind die Daten, die Sie von den Heizkostenverteilern (den kleinen Geräten an den Heizkörpern) oder Wärmemengenzählern ablesen (oder die Ihr Messdienstleister wie Techem, Ista, etc. per Funk abliest).
Grundkosten (mind. 30% bis max. 50%): Dieser Anteil wird nicht nach Verbrauch, sondern nach einem festen Schlüssel – meist der Wohnfläche (qm) – verteilt.
Warum diese Teilung?
Die Grundkosten decken die "Verluste" ab, die nicht individuell messbar sind. Dazu gehören der Wärmeverlust in den Rohren im Keller (Rohrleitungsverluste) und die generelle "Bereitschaft" der Heizungsanlage.
Insider-Tipp: Welchen Schlüssel (50/50 oder 30/70) muss ich wählen?
Standardmäßig gilt 50/50, wenn der Mietvertrag nichts anderes sagt. Ein Schlüssel von 30% Grundkosten / 70% Verbrauchskosten ist jedoch oft fairer und wird von Gerichten favorisiert, da er das Sparverhalten stärker belohnt. Sie als Vermieter können diesen Schlüssel (innerhalb des Rahmens 30/70) festlegen. Prüfen Sie Ihren Mietvertrag, welcher Schlüssel dort vereinbart ist!
3. Die Ausnahme: Wann die HeizkV NICHT gilt
Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen, in denen Sie pauschal (z.B. nur nach Wohnfläche) abrechnen dürfen.
Zweifamilienhäuser, in denen Sie (der Vermieter) selbst wohnen. (Der häufigste Ausnahmefall für private Kleinvermieter!)
Passivhäuser, die einen extrem niedrigen Energiebedarf (unter 15 kWh/qm) haben.
Vor 1981 gebaute, unsanierte Gebäude, bei denen die Installation von Zählern technisch unmöglich oder unwirtschaftlich wäre (sehr selten und schwer zu beweisen).
Wenn Sie also ein Mehrfamilienhaus (ab 3 Parteien) vermieten, kommen Sie an der HeizkV nicht vorbei.
4. Was ist mit Warmwasser?
Die Heizkostenverordnung gilt nicht nur für die Heizung, sondern auch für die zentrale Warmwasserbereitung.
Wenn Ihre Heizung auch das Duschwasser erhitzt, müssen die Kosten sauber getrennt werden. Die Kosten für die Warmwassererwärmung müssen ebenfalls zu 50-70% nach dem individuellen Warmwasserverbrauch (gemessen am Warmwasserzähler in der Wohnung) abgerechnet werden.
Insider-Tipp: Der "Messdienstleister"-Fehler
Viele Vermieter verlassen sich blind auf die Abrechnung ihres Messdienstleisters (Techem, Ista etc.). Diese Abrechnungen sind oft nur "Ablesehilfen" und keine rechtssicheren Gesamtabrechnungen. Sie als Vermieter sind dafür verantwortlich, diese Werte korrekt in Ihre Gesamtabrechnung zu übernehmen. Prüfen Sie, ob der Messdienstleister den korrekten Schlüssel (z.B. 30/70) angewendet hat, den Sie im Mietvertrag vereinbart haben! Eine falsche Annahme hier kann die gesamte Heizkostenabrechnung ungültig machen.
5. Neue Pflicht: Die "unterjährige Verbrauchsinformation" (UVI)
Seit 2022 müssen Sie (oder Ihr Dienstleister) den Mietern, die fernablesbare Zähler haben, monatlich eine Information über ihren Verbrauch zukommen lassen (z.B. per E-Mail oder App).
Achtung: Verletzen Sie diese Pflicht, hat der Mieter ein Kürzungsrecht von 3% auf seine Heizkostenabrechnung. Kümmern Sie sich also unbedingt darum, dass Ihr Messdienstleister diesen Service für Ihre Mieter anbietet. Fragen Sie aktiv nach, ob die UVI versendet wird!
Fazit
Die Heizkostenverordnung ist kompliziert, aber ihr Prinzip ist einfach: Messen, was verbraucht wird. Sobald Sie es einmal gemacht und verstanden haben, ist es eigentlich relativ einfach. Nutzen Sie als Vermieter zwingend einen Messdienstleister für die Ablesung und halten Sie sich an die Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Heizkostenverordnung ist komplex. Bei Zweifeln, insbesondere zur UVI, kontaktieren Sie Ihren Messdienstleister oder einen Rechtsanwalt.)
