Instandhaltung vs. Betriebskosten: Die rote Linie, die Sie Tausende kosten kann
Es ist der klassische Fehler, der eine Nebenkostenabrechnung angreifbar macht: Der Hausmeister tauscht eine kaputte Glühbirne im Treppenhaus, Sie setzen die Kosten auf die Mieter um. Die Heizungspumpe ist defekt und wird repariert, die Rechnung landet in der Abrechnung.
Das ist unzulässig und kann Sie im Streitfall die gesamte Nachzahlung kosten. Trotzdem habe ich in meiner Praxiserfahrung schon oft erlebt, dass Vermieter das so gemacht haben.
Es gibt eine eiserne, rote Linie, die Sie als Vermieter kennen müssen: den Unterschied zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Instandhaltungskosten.
1. Was sind "Betriebskosten"? (Das darf der Mieter zahlen)
Die Definition ist einfach: Betriebskosten sind Kosten, die laufend und regelmäßig entstehen, um den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes zu sichern.
Sie sind die Vorsorge und die Pflege.
Klare Beispiele für umlagefähige Betriebskosten:
WARTUNG: Die jährliche Wartung der Heizungsanlage (Reinigung, Messung, Justierung).
PRÜFUNG: Die zweijährliche Prüfung der Feuerlöscher.
PFLEGE: Das regelmäßige Rasenmähen und der Heckenschnitt.
REINIGUNG: Die wöchentliche Reinigung des Treppenhauses.
Diese Kosten sind Teil des normalen Betriebs und werden daher vom Nutzer (dem Mieter) getragen (sofern im Mietvertrag vereinbart).
2. Was sind "Instandhaltungs- & Reparaturkosten"? (Das MUSS der Vermieter zahlen)
Instandhaltungskosten sind Kosten, die anfallen, um einen Defekt zu beheben oder den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen.
Sie sind die Reparatur und der Ersatz. Diese Kosten sind niemals umlagefähig. Sie sind Teil Ihrer Pflicht als Vermieter (§ 535 BGB), die Mietsache in Schuss zu halten.
Klare Beispiele für NICHT umlagefähige Instandhaltung:
REPARATUR: Die Heizungspumpe ist defekt und muss repariert oder getauscht werden.
ERSATZ: Die kaputte Glühbirne im Treppenhaus wird ersetzt.
INSTANDSETZUNG: Das Treppenhaus bekommt einen neuen Anstrich (Schönheitsreparatur).
NOTFALL: Das Fällen eines sturmgefährdeten Baumes.
3. Der gefährliche Graubereich: Wartungsverträge
Jetzt wird es knifflig. Viele Vermieter haben "Full-Service-Verträge" (z.B. für den Aufzug, die Heizung oder den Hausmeister), die beides enthalten: die laufende Wartung (umlagefähig) UND die Behebung kleinerer Defekte (Reparatur, nicht umlagefähig).
Beispiel: Ihr Wartungsvertrag für die Heizung (500 €/Jahr) beinhaltet die jährliche Messung (umlagefähig) und den kostenlosen Austausch von Verschleißteilen (Reparatur, nicht umlagefähig).
Hier dürfen Sie NICHT die vollen 500 € umlegen.
Insider-Tipp: Die Aufschlüsselungspflicht
Sie als Vermieter sind in der Pflicht, den nicht umlagefähigen Reparaturanteil aus diesen Verträgen herauszurechnen. Fordern Sie von Ihrer Wartungsfirma eine aufgeschlüsselte Rechnung an, die klar zwischen "Wartung" und "Reparaturpauschale" trennt. Wenn die Firma das nicht kann, müssen Sie den Anteil schätzen. Gerichte halten hier oft einen Pauschalabzug von 15-25% für angemessen. Geben Sie hier besonders Acht auf die Rechnungen die Sie erhalten. Bei den ganzen Rechnungen die man insgesamt bekommt, kann es gut mal passieren, dass man beim schnellen durchlesen der Rechnung nur das Wort Wartung aufnimmt und dann die Rechhnung voll auf den Mieter umlegt, obwohl es sich um eine Rechnung für Wartung und Instandhaltung handelt. Dies kann dann sehr schnell zu Streitigkeiten mit dem Mieter führen und Ihre Abrechnung angreigbar machen.
Fazit
Gehen Sie Ihre Rechnungen vor der Abrechnung durch und fragen Sie sich bei jedem Posten: Ist das Pflege (laufend) oder Reparatur (einmalig)?
Im Zweifel gilt: Wenn etwas ersetzt oder repariert wurde, gehört es nicht in die Nebenkostenabrechnung. Diese Kosten sind Ihr unternehmerisches Risiko als Vermieter.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Abgrenzung ist oft Gegenstand von Gerichtsurteilen. Im Zweifel die Kosten lieber nicht umlegen, als die ganze Abrechnung zu riskieren.)
