Nebenkosten-Vorauszahlung: Wie hoch ansetzen & wann darf ich anpassen?

​Hohe Nachzahlungen führen zu verärgerten Mietern. Hohe Guthaben bedeuten, dass Ihr Mieter Ihnen ein zinsloses Darlehen gegeben hat. Beides ist nicht ideal. Die korrekte Höhe der monatlichen Vorauszahlungen (auch "Abschläge" genannt) ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Mietverhältnis.

​Doch wie legt man sie fest, besonders bei einem neuen Mieter? Darf man sie einfach anpassen, wenn die Energiepreise explodieren?

​Hier sind die klaren Regeln.

​1. Die Festlegung bei einem NEUEN Mietvertrag

​Bei einer Neuvermietung stehen Sie vor einer Schätzung. Sie haben zwei primäre Anhaltspunkte:

• ​Der beste Anhaltspunkt: Der Vormieter. Sie können (und sollten) die Abrechnungen des Vormieters als Basis nehmen. Aber Achtung: Berücksichtigen Sie die Personenzahl. Zieht ein Single in eine Wohnung, in der zuvor eine 4-köpfige Familie gewohnt hat, müssen Sie die verbrauchsabhängigen Kosten (wie Wasser) nach unten korrigieren.

• ​Der zweite Anhaltspunkt: Der Betriebskostenspiegel. Falls Sie keine Vormieterdaten haben (z.B. bei einem Neubau), können Sie den lokalen oder bundesweiten Betriebskostenspiegel als Schätzung heranziehen (ca. 2,50 € - 3,50 € pro qm, je nach Region und Energiestandard).

​Insider-Tipp (Die Psychologie): Setzen Sie die Vorauszahlung lieber 10 € zu hoch als 10 € zu niedrig an. Fast jeder Mieter freut sich über ein kleines Guthaben (z.B. 50-100 €) am Jahresende. Eine Nachzahlung von 300 €, selbst wenn sie korrekt ist, führt fast immer zu Frust und Widersprüchen. Von daher ist es für beide Parteien besser, die Vorauszahlungen lieber etwas zu hoch anzusetzen. Aber auch hier immer im Rahmen bleiben und die Vorauszahlungen nicht zu hoch ansetzen.

​2. Die Anpassung der Vorauszahlung (Der häufigste Fall)

​Sie dürfen die Vorauszahlungen nicht willkürlich "nach Gefühl" anpassen. Das Gesetz gibt Ihnen aber ein klares Recht zur Anpassung – nachdem Sie eine Abrechnung erstellt haben.

​Die Regel (§ 560 Abs. 4 BGB):

Nach einer erfolgten Nebenkostenabrechnung darf jede Partei (Vermieter oder Mieter) eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine "angemessene Höhe" vornehmen.

​Beispiel:

• ​Bisherige Vorauszahlung: 150 € / Monat (1.800 € / Jahr)

• ​Ergebnis der Abrechnung: Sie müssen dem Mieter 300 € erstatten (Guthaben).

• ​Das bedeutet, die tatsächlichen Kosten waren nur 1.500 € / Jahr (oder 125 € / Monat).

• ​Ihre Anpassung: Sie können die Vorauszahlung für die Zukunft auf 125 € / Monat senken.

• ​(Gleiches gilt umgekehrt bei einer Nachzahlung).

​3. Die Form: Wie muss ich die Anpassung erklären?

​Sie dürfen die Vorauszahlung nicht einfach mündlich im Treppenhaus erhöhen.

• ​Schriftform (Textform): Die Anpassung muss dem Mieter schriftlich mitgeteilt werden (eine E-Mail reicht aus).

• ​Begründung: Die Anpassung muss auf Basis der letzten Abrechnung begründet werden. Sie müssen dem Mieter die Berechnung (siehe Beispiel oben) kurz darlegen.

• ​Wirkungszeitpunkt: Die Anpassung wird nicht sofort wirksam, sondern in der Regel "ab dem übernächsten Monat" nach Zugang Ihrer Erklärung.

​Insider-Tipp: Die "Explodierende Preise"-Falle

​Was ist, wenn die Gaspreise mitten im Jahr um 50% steigen, Sie aber noch keine Abrechnung haben? Hier wird es juristisch schwierig. Die meisten Gerichte erlauben eine außerordentliche Anpassung nur in extremen Fällen. Der sicherste Weg ist immer die Anpassung nach einer Abrechnung. Wenn Sie aber absehen können, dass eine massive Nachzahlung droht, ist es oft klug, den Mieter freiwillig um eine Erhöhung zu bitten, statt ihn sehenden Auges in die Schuldenfalle laufen zu lassen. Die Mieter sind in solchen Fällen in der Regel sogar sehr froh darüber, dass sie in Kenntnis gesetzt wurden und willigen meist einer Erhöhung ein.

​4. Was, wenn der Mieter nicht zahlt?

​Wenn Sie die Vorauszahlung korrekt (schriftlich, begründet, nach einer Abrechnung) angepasst haben, wird die neue Summe Teil der Miete. Zahlt der Mieter die Erhöhung beharrlich nicht, gerät er in Zahlungsverzug – mit denselben Konsequenzen wie bei ausbleibender Kaltmiete.

​Fazit

​Die Vorauszahlung ist Ihr wichtigstes Steuerungsinstrument. Nutzen Sie das Recht zur Anpassung jedes Jahr nach der Abrechnung, um die Summe realistisch zu halten. Das erspart Ihnen und Ihren Mietern böse Überraschungen.

​(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Insbesondere die einseitige Anpassung außerhalb einer Abrechnung ist rechtlich komplex. Bei Fragen konsultieren Sie einen Anwalt.)