Nebenkostenabrechnung per E-Mail: Ist das rechtssicher oder riskant?
Wir leben im digitalen Zeitalter. Sie erstellen Ihre Abrechnung am PC (vielleicht sogar mit unserer Vorlage). Warum sollten Sie sie dann ausdrucken, kuvertieren und teures Porto zahlen, um sie dem Mieter zu schicken?
Die Versuchung ist groß, die PDF einfach per E-Mail zu senden. Das spart Zeit, Geld und Papier.
Aber ist das rechtlich zulässig? Gilt die Abrechnung dann als formell korrekt zugestellt? Die Antwort ist ein klares "Ja, aber..."
Hier erfahren Sie, wie Sie die E-Mail-Falle umgehen.
1. Die Rechtslage: "Textform" reicht aus
Früher musste eine Abrechnung eigenhändig unterschrieben sein ("Schriftform"). Das ist längst vorbei.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat bestätigt: Für die Nebenkostenabrechnung reicht die "Textform" (§ 126b BGB).
Das bedeutet: Eine E-Mail (oder sogar ein Fax oder eine WhatsApp-Nachricht, theoretisch) ist formell wirksam.
Eine Unterschrift ist nicht notwendig.
Der Vermieter muss in der E-Mail nur klar erkennbar sein.
2. Das Problem: Der Beweis des Zugangs
Das eigentliche Risiko bei der E-Mail ist nicht die Form, sondern der Beweis.
Wenn Sie einen Brief per Einwurf-Einschreiben schicken, haben Sie einen Beleg, dass er am 30.12. im Briefkasten lag.
Bei einer E-Mail behauptet der Mieter einfach: "Habe ich nie bekommen. Ist wohl im Spam gelandet."
Die Rechtslage: Sie als Vermieter müssen beweisen, dass die E-Mail im "Machtbereich" des Empfängers angekommen ist. Eine einfache "Gesendet"-Nachricht in Ihrem Outlook reicht vor Gericht oft nicht als voller Beweis aus (anders als ein Einschreiben-Rückschein).
3. Die Lösung: So machen Sie die E-Mail sicher
Sie müssen nicht auf die Post zurückgreifen, wenn Sie diese Sicherheitsmaßnahmen beachten:
Einverständnis: Bitten Sie den Mieter (am besten schon im Mietvertrag) um Zustimmung zum E-Mail-Versand.
Lesebestätigung (Schwach): Fordern Sie eine Lesebestätigung an. Wenn der Mieter sie klickt, haben Sie einen Beweis. (Viele klicken sie aber weg).
Die Antwort-Taktik (Stark): Schreiben Sie in die E-Mail: "Bitte bestätigen Sie mir kurz den Erhalt dieser E-Mail." Sobald der Mieter "Danke" oder "Erhalten" antwortet, ist der Zugang beweisen.
Insider-Tipp: Die "Hybrid-Strategie" für Fristen
Wenn Sie die Abrechnung erst am 29. Dezember (kurz vor Ablauf der Jahresfrist!) verschicken, gehen Sie kein Risiko ein. Schicken Sie sie in diesem Fall immer per Einwurf-Einschreiben oder werfen Sie sie unter Zeugen persönlich ein. Verlassen Sie sich bei kritischen Fristen nie allein auf eine E-Mail, die im Spam-Filter hängen bleiben könnte. Ist die Frist hingegen noch lang (z.B. Versand im Juni), ist die E-Mail perfekt – meldet sich der Mieter nicht, können Sie immer noch einen Brief schicken. Ich versuche in der Praxis immer die Betriebskostenabrechnungen, selber und zusammen mit einem Zeugen, zuzustellen.
Achten Sie auf das Format: Verschicken Sie die Abrechnung NIEMALS als offene Excel-Datei, sondern immer als schreibgeschütztes PDF. Das verhindert, dass der Mieter versehentlich (oder absichtlich) Zahlen ändert und behauptet, er hätte eine falsche Abrechnung bekommen.
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Beweislast für den Zugang liegt beim Vermieter.)
