Rechnung kommt zu spät: Darf ich Nebenkosten auch nach der 12-Monats-Frist noch abrechnen?
Es ist der Albtraum: Die Abrechnungsfrist für das Jahr 2023 ist am 31.12.2024 abgelaufen. Sie haben pünktlich abgerechnet.
Doch plötzlich, im Februar 2025, flattert ein Brief ins Haus: Die Gemeinde schickt einen korrigierten Grundsteuerbescheid oder die Stadtwerke schicken eine Nachforderung für Wasser – rückwirkend für 2023.
Dürfen Sie diese Kosten jetzt noch an den Mieter weitergeben? Oder heißt es "Pech gehabt, Frist vorbei"?
Die gute Nachricht: Der Gesetzgeber lässt Sie hier nicht im Regen stehen. Es greift die Ausnahme von der Ausschlussfrist.
1. Der Grundsatz: Wer nicht schuld ist, darf nachfordern
Normalerweise sind Nachforderungen nach 12 Monaten ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Aber dieser Paragraph hat einen entscheidenden Halbsatz:
"...es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten."
Wenn eine Behörde oder ein Versorger trödelt, ist das nicht Ihre Schuld. Sie konnten nicht früher abrechnen, weil Ihnen die Rechnung fehlte.
Typische Fälle:
Ein rückwirkender Grundsteuerbescheid (passiert oft nach Eigentümerwechseln oder Neubewertungen).
Eine korrigierte Wasserrechnung der Stadtwerke.
Eine verspätete Abrechnung der WEG-Verwaltung (bei Eigentumswohnungen).
In diesen Fällen bleibt Ihr Anspruch auf Nachzahlung bestehen, auch nach Ablauf der Jahresfrist.
2. Die "3-Monats-Frist": Jetzt müssen Sie rennen!
Sie haben keinen Freifahrtschein für die Ewigkeit. Sobald die verspätete Rechnung in Ihrem Briefkasten liegt, beginnt die Uhr zu ticken.
Die Rechtsprechung billigt Ihnen eine Reaktionszeit von 3 Monaten zu.
Innerhalb dieser 3 Monate müssen Sie:
Eine korrigierte Abrechnung (oder eine "Nachberechnung") erstellen.
Diese dem Mieter zustellen.
Im Anschreiben begründen, warum die Forderung erst jetzt kommt (Kopie des späten Bescheids beilegen!).
Verpassen Sie diese 3-Monats-Frist ("Ich mach das irgendwann mal"), gilt das als Ihr eigenes Verschulden, und der Anspruch verfällt endgültig.
3. Wie sieht die "Nachberechnung" aus?
Sie müssen nicht zwingend die gesamte Abrechnung neu drucken (obwohl das sauberer ist). Es reicht eine Differenzabrechnung.
Beispiel:
Alte Abrechnung (rechtzeitig): Grundsteuer 400 €.
Neuer Bescheid: Grundsteuer war eigentlich 500 €.
Nachberechnung: "Aufgrund des beiliegenden Bescheids vom [Datum] erhöht sich die Position Grundsteuer um 100 €. Bitte überweisen Sie diesen Betrag nach."
Insider-Tipp: Der "Eingangsstempel"
Wie beweisen Sie, wann der Brief der Stadtwerke bei Ihnen ankam? Oft ist das Datum auf dem Brief ("Erstellt am 01.02.") viel früher als der Posteingang bei Ihnen ("Zugestellt am 15.02.").
Mein Rat: Schreiben Sie auf jeden behördlichen Bescheid sofort handschriftlich das Eingangsdatum ("Eingegangen am TT.MM.JJ") und zeichnen Sie es ab. Heben Sie den Briefumschlag mit dem Poststempel auf. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass Sie die 3-Monats-Frist eingehalten haben.
Ich gebe den Mietern in der Praxis immer Bescheid, wenn ich weiß, dass eine oder mehrere Rechnungen zu spät kommen und ich somit die Nebenkostenabrecnung nicht vollständig erstellen kann. Das erspart meist unnötigen Ärger
(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Fristen für Nachberechnungen sind streng. Handeln Sie sofort nach Erhalt der späten Belege.)
