Öltankreinigung & TÜV: Dürfen Sie diese teuren Rechnungen auf den Mieter umlegen?

​Sie haben eine Ölheizung. Alle paar Jahre steht eine teure Maßnahme an: Der Tank muss gereinigt werden (Ölschlamm entfernen), und oft muss der TÜV die Anlage auf Dichtigkeit prüfen. Die Rechnung beträgt 800 € bis 1.500 €.

​Viele Vermieter zögern, diese Kosten in die Heizkostenabrechnung aufzunehmen.

• ​"Ist das nicht eine Reparatur?"

• ​"Das fällt doch nur alle 5 bis 10 Jahre an, das ist doch nicht 'laufend', oder?"

​Die gute Nachricht: Der Bundesgerichtshof (BGH) ist hier auf Ihrer Seite. Unter bestimmten Bedingungen zahlt der Mieter.

​1. Reinigung ist Betriebskosten, keine Reparatur

​Der BGH (Az. VIII ZR 221/08) hat klargestellt: Die Kosten für die Reinigung des Öltanks und die technische Überwachung (TÜV) sind umlagefähige Betriebskosten.

• ​Grund: Sie dienen der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit. Sie sind vergleichbar mit der Wartung der Therme oder dem Schornsteinfeger.

• ​Keine Instandsetzung: Solange der Tank nur gereinigt und geprüft wird, ist es umlagefähig.

• ​Ausnahme: Wenn bei der Reinigung ein Loch gefunden wird oder ein Ventil getauscht werden muss, sind die Kosten für dieses Ersatzteil und die Reparatur nicht umlagefähig (Vermietersache). Die Rechnung muss also ggf. gesplittet werden. Achten Sie hier ganz besonders darauf, dass in der Rechnung sowohl umlagefähige, als auch nicht umlagefähige Kosten aufgelisten sein können. Ich rate Ihnen generell dazu, Rechnungen immer ganz genau zu prüfen. Ich habe schon sehr oft mitbekommen, dass Rechnungen nicht genau geprüft wurden und die Kosten falsch umgelegt wurden. Das kann Ihre Betriebskostenabrechnung sehr angreifbar machen.

​2. Das "Zeit-Problem": Alles auf einmal abrechnen?

​Hier scheiden sich die Geister, und Sie müssen eine strategische Entscheidung treffen.

Die Reinigung fällt oft nur alle 5–10 Jahre an.

​Methode A: Alles im Jahr der Zahlung (Der BGH-Weg)

Der BGH erlaubt es grundsätzlich, Betriebskosten in dem Jahr abzurechnen, in dem sie anfallen (Abflussprinzip).

• ​Vorteil: Einfache Buchhaltung. Rechnung kommt 2025 -> kommt in die Abrechnung 2025.

• ​Nachteil: Die Heizkosten "explodieren" in diesem einen Jahr für den Mieter. Ein Mieter, der nur 2025 dort wohnt, zahlt für die Verschmutzung von 5 Jahren. Das wirkt ungerecht und führt oft zu Streit.

​Methode B: Die Verteilung (Der faire Weg)

Viele Experten empfehlen, die Kosten fiktiv auf den Reinigungszyklus (z.B. 5 Jahre) zu verteilen. Sie legen also jedes Jahr 1/5 der Kosten um.

• ​Nachteil: Das ist buchhalterisch aufwendig und Sie treten in Vorleistung.

• ​Rechtssicherheit: Wenn Sie Methode A (alles auf einmal) wählen, sollten Sie den Mieter in einem Anschreiben vorwarnen.

​3. Die Heizkostenverordnung (§ 7 Abs. 2)

​Wo tragen Sie das ein?

Diese Kosten gehören zu den "Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage".

In unserer Google-Sheet-Vorlage (oder Ihrer manuellen Berechnung) addieren Sie diese Rechnungssumme zu den Brennstoffkosten (Ölverbrauch) und dem Betriebsstrom hinzu. Die Gesamtsumme wird dann wie gewohnt (z.B. 30/70) verteilt.

​Insider-Tipp: Die "Sumpf"-Gutschrift

​Bei der Tankreinigung wird oft "Altöl" oder Ölschlamm abgepumpt und entsorgt. Manchmal wird das saubere Restöl auch vergütet oder gefiltert zurückgeführt.

• ​Achtung: Wenn Sie eine Gutschrift für Restöl bekommen oder Öl zurückgeführt wird, müssen Sie das in der "FIFO-Berechnung" (zu der FIFO-Berechnung habe ich auch einen Artikel veröffentlicht) berücksichtigen. Der Bestand ändert sich! Dokumentieren Sie den Füllstand vor und nach der Reinigung penibel.

​(Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Umlage von "wiederkehrenden Kosten" in einem einzigen Jahr ist rechtlich zulässig, aber streitanfällig.)